Uma das partes deste serviço é um novo app, para Android, que faz a ponte entre as mensagens geradas pelo sistema e o WhatsApp. Este app deve ser instalado no mesmo aparelho que tenha o WhastApp funcionando para que trabalhem em conjunto.
Estamos lançando uma nova funcionalidade dentro do sistema ConfirmAki: o RSVP via WhatsApp.
Você sabe como é difícil e trabalhoso enviar convites e receber a confirmação de seus convidados. Você tem um grande trabalho para enviar e depois, a cada confirmação, buscar na lista o nome de quem confirmou e registrar a confirmação de presença.
Esta nova funcionalidade vem no sentido de apoiar o envio dos convites através do WhatsApp, mensageiro largamente conhecido e bem utilizado por quase todo mundo! E além do envio, o sistema faz o reconhecimento da opção de comparecer (ou não) do seu convidado, de forma eletrônica e direta.
Vamos ver como isso funciona? Entre no seu Painel Web do ConfirmAki e procure o novo tópico no menu Eventos. Clique em RSVP WhatsApp.
Ao abrir a página, clique em Incluir Evento para iniciar seu primeiro RSVP via WhatsApp.
A tela para incluir o evento é similar (veja mais abaixo) às das outras versões.
Vamos repassar todos os campos, pois há algumas informações importantes:
Identificação: é como você conhece este evento, pode ser o número do contrato, o nome dos noivos, um código ou qualquer outra identificação. Esta informação só aparece no painel.
Título: vai aparecer na tela de confirmação do RSVP.
Local: vai aparecer na tela de confirmação do RSVP.
Data e hora: vai aparecer na tela de confirmação do RSVP.
Opções ao convidado: o SIM é obrigatório e não pode ser desmarcado. Já as opções NÃO e TALVEZ você decide se quer que elas sejam apresentadas na mensagem ao convidado ou não.
Dara e hora limite: as confirmações de presença só serão aceitas até esta data e hora. Os convidados que tentarem confirmar após este prazo receberão uma mensagem de erro indicando tal fato.
DDD padrão: o sistema irá conferir os números de telefone do WhatsApp quando estiverem sendo geradas as mensagens e se encarregará de colocar no padrão mundial (+país, ddd e telefone). Telefones com 8 dígitos no total irão receber este DDD indicado, de acordo com sua região. Números que já estejam no padrão ou com o DDD não irão ser modificados.
Campos desejados: o nome e WhatsApp já vem marcados e não podem ser removidos. Os demais você pode usar à vontade. Note que os campos são os mesmos das versões PRO e Premium. Isso permite já ter a lista completa e depois, quando do evento, usar a planilha final dos confirmados para criar o evento para uso na recepção. Estes campos não podem ser alterados posteriormente.
Você pode retornar às informações do evento quantas vezes precisar, alterando o que for necessário. Apenas os “Campos Desejados” é que não permitem alteração.
Preenchido todos os campos, clique em Atualizar.
Agora é hora de incluir a lista de convidados. Há 2 formas: por planilha ou manual. A outra opção é inserir manualmente cada convidado.
Através da planilha
Por planilha é o mais rápido. Prepare a planilha com a primeira linha contendo o nome das colunas e depois cada linha com um convidado. Você pode usar esta planilha como exemplo. Você não precisa ter uma planilha com todos os campos, mas é obrigatório ter, pelo menos, os campos que você marcou como desejados. Tendo a planilha pronta, clique no ícone de upload (folha com seta verde para cima). Na tela de upload, clique no botão Escolher Arquivo e procure a planilha em seu disco. Depois clique em Atualizar.
Na segunda tela relacione os campos que você escolheu para o evento com o título de cada coluna que o sistema identificou em sua planilha. Todos os campos precisam estar relacionados. A ordem das colunas em sua planilha não interfere no upload. Basta relacionar corretamente o título da coluna com o nome do campo. Clique em Atualizar.
Por fim, o sistema lhe mostrará cada convidado encontrado e uma informação sobre como foi a inclusão.
Na figura acima você nota que algumas linhas apresentaram a informação de que o número do WhatsApp não estava presente. O convidado foi importado normalmente. Você poderá indicar a presença manualmente depois, já que estes não irão conseguir fazer o RSVP pela mensagem.
Inclusão Manual
A outra opção é incluir manualmente cada convidado. Para isso você deve clicar no ícone de convidados (homem/mulher). Nesta página você tanto vê a lista dos convidados já inseridos como encontra a opção para incluir convidado.
Você insere um novo clicando no ícone “+ Incluir convidado”. Você também pode alterar qualquer um deles clicando no ícone do lápis.
Agora é hora de preparar a mensagem que vai ser preparada e enviada aos convidados. Clique no ícone da Folha (indicado em vermelho na imagem abaixo). A tela tem um único campo, onde você deve inserir a sua mensagem, como desejado. Um texto inicial é apresentado para sua conveniência, podendo ou não ser aproveitado.
No texto você pode (deve!) usar os campos “coringas” para personalizar sua mensagem. São eles: ##convidado_nome## e ##convidado_qtde##. Ao inserir estes coringas no meio do texto, eles serão substituídos pelo nome e quantidade de acompanhantes de cada convidado.
Além do seu texto, o sistema irá inserir automaticamente ao final as opções de resposta que forem válidas para o evento (SIM, NÃO e TALVEZ), com um link para cada uma delas.
Qualquer uma destas opção, ao ser clicada, levará o convidado a uma tela do site que confirmará a escolha feita por ele. Então, é preciso preparar o conteúdo desta tela antes de enviar as mensagens. Para isso, clique no ícone de tela (indicado em vermelho na imagem abaixo).
A tela tem 2 campos. O primeiro você deve inserir a sua mensagem de confirmação ao visitante, em formato editável. Um texto inicial é apresentado para sua conveniência, podendo ou não ser aproveitado. Já o segundo campo, em formato livre, permite que você insira comandos HTML caso você queira personalizar ainda mais a tela final.
Feito tudo isso, chegou a hora de preparar as mensagens para envio. Clique no ícone de envio (uma carta verde) e escolha uma das opções indicadas. A imagem abaixo mostra um exemplo.
Você tem várias opções, de acordo com os lotes de convidados que foram inseridos ou de acordo com a situação individual. No exemplo acima, você poderia enviar a mensagem para todos da lista, apenas para um lote específico ou ainda só para quem não confirmou a presença. Note que, uma vez gerado um lote, você pode alterar a mensagem de envio e fazer um envio com conteúdo diferente.
No final desta tela você tem um resumo de algumas situações das preparações anteriores. Assim você fica sabendo como anda o processo de envio através do seu WhatsApp.
Agora é a hora de colocar o WhatsApp para funcionar. Como há uma restrição por parte do WhatsApp em receber e enviar mensagens automaticamente, aí é preciso um trabalho manual. Vamos ver os detalhes.
A primeira coisa a fazer é baixar o app “ConfirmAki Mensageiro“, apenas para Android, através deste link. O download e instalação é gratuito.
No aparelho a ser utilizado é preciso que o app WhatsApp esteja instalado e configurado para uso.
Abra o app, escolha Organizador(a) e digite o seu ID e senha do painel. Outras opções serão inseridas em breve. Se aceito, você logo verá na tela os dados do primeiro convidado. Automaticamente o app irá chamar o WhatsApp já com a tela de chat do convidado aberta e nela irá apresentar a mensagem que foi preparada para envio. Você só precisa tocar no botão de envio para que a mensagem chegue ao convidado.
Uma vez feito isso, aperte o botão de voltar do aparelho (back) uma ou 2 vezes, até que você veja novamente o app ConfirmAki Mensageiro. Toque no botão verde e um novo convidado será mostrado e direcionado ao WhatsApp. Faça isso até terminar a lista de mensagens preparadas.
Se você quiser interromper o envio, sem problemas. Ao invés de tocar no botão verde, toque no botão amarelo para parar o envio neste momento. Continue quando puder. As mensagens não enviadas estarão à sua espera para finalizar a lista.
E o que acontece depois? Aí é que está toda a beleza. Cada convidado, ao clicar em um dos links fornecidos, verá a tela de confirmação e o sistema reconhecerá sua resposta. E você pode ver a qualquer momento como andam as confirmações. Veja este exemplo:
Quando chegar o dia e hora limite, ou quando precisar, você pode exportar todas as informações no formato de planilha eletrônica (padrão .xls) ou gerar um PDF com os convidados que confirmaram presença.
Use agora! Comprove a agilidade e ganho de tempo que você terá com este novo recurso. Para que você possa fazer isso com tranquilidade, até o dia 20 de julho de 2019 não haverá consumo de créditos! Faça quantos eventos desejar e decida.
Atualização: veja este post sobre um recurso de alguns aparelhos Android que deve ajudar muito o processo de envio.
Após a data de realização de cada evento registrado em nosso sistema, perguntamos ao cliente como foi o evento.
Recentemente tivemos a resposta de nosso cliente Âmbito Eventos e Viagens sobre um deles. O cliente iniciou recentemente com o uso do sistema. Veja a resposta:
“App excelente! Parabéns!”
Ficamos contentes com este depoimento. Isso nos encoraja a buscar sempre novas soluções, melhorias e qualidade em todos os aspectos do sistema ConfirmAki.
13/11/2017: Dia de comemoração! 1.000 inscritos! Recebemos hoje o cadastro de número 1.000! Em 2 anos de atividade, 1.000 pessoas se cadastraram para testar e usar o ConfirmAki. É um dia a ser comemorado. Parabéns a todos os clientes e amigos que participaram deste evento.
Conheça a necessidade de um cliente com ao registro de visitantes em um stand de seu cliente em uma feira de negócios e como isso foi resolvido com o uso do ConfirmAki Atendimento.
O cliente tinha as seguintes necessidades:
Local do evento seria em um centro de exposições: havia disponibilidade de internet no local mas o valor para uso era muito alto
Os visitantes chegariam ao stand sem um convite próprio e sem um crachá de identificação
O cliente da agência tinha interesse em registrar o nome e o email de contato de todos os interessados nos produtos apresentados
O volume estimado de visitantes era grande
Com estas necessidades, sugerimos uma solução com o uso do ConfirmAki Atendimento (versão que trabalha off-line) com as seguintes configurações:
Criar o evento pelo painel WEB com a indicação de uso dos campos: Nome, E-mail e Observação
Autorizar o uso deste evento em 10 tablets para uso durante o evento
Isso foi feito! Foram registrados mais de 6.000 visitantes interessados.
Ao final do evento, bastou efetuar o processo de upload dos dados de cada tablet e pronto. Foi só acessar o painel WEB novamente e obter a planilha consolidada de todos os nomes registrados.
Esta solução atendeu a todas as necessidades do nosso cliente! O registro foi realizado de forma muito simples e rápida. O volume de registros em apenas 2 dias de evento mostra a agilidade deste processo.
Se você quiser conhecer mais, acesse aqui e veja os detalhes apresentandos na versão do ConfirmAki Atendimento.
Uma boa novidade para quem costuma importar a lista de convidados a partir de uma planilha: agora o formato .XLSX também é aceito!
Até ontem o único formato de planilha aceito era o .XLS (versão do Excel até 2003). Com uma atualização de componentes no servidor, agora o sistema aceita tanto planilhas no formato antigo (.XLS) como no formato atual (.XLSX).
Se você tem uma planilha já formatada em .XLS e gostaria de mantê-la como base para novas inclusões, sem problemas. Você pode continuar usando este formato à vontade. Já se você tem uma planilha no formato .XLSX e precisava gravar com outro nome/formato só para efetuar o processo de upload dos convidados, não é mais preciso esta operação. Você pode usar a planilha original!
Esta novidade vale para todos os tipos de eventos (PRO, Premium e RSVP Eletrônico Ativo).
Está disponível a versão 4.4.0 do aplicativo ConfirmAki PRO nas lojas Android e iOS. A versão tem como principal novidade o envio constante de informações de convidados presentes para o servidor de forma que possa ser visualizado através do ConfirmAki Resumo.
Ideal para quem tem acesso à internet durante o processo de recepção de convidados nos eventos e precisa saber a quantidade de convidados já presentes.
Funciona assim:
Você indica no painel WEB, na criação do evento, que você deseja usar o APP RESUMO (marcando a opção SIM).
Pronto!
A partir desta versão, o app ConfirmAki PRO já identifica esta sua necessidade e, tendo internet disponível, envia um resumo a cada marcação de entrada de convidados. Agora é só você abrir o ConfirmAki Resumo e tocar no botão para ver o resumo de seu evento até aquele momento. Você terá o resumo geral sempre que precisar. Veja tela de exemplo:
Na parte grifada em vermelhovocê vê o resumo geral até o momento. Na parte grifada em verdevocê vê um dos resumos enviados por um dos tablets, com data e hora da atualização. Descendo mais a tela no aplicativo você encontrará as informações dos demais aparelhos que estão na recepção.
Quem pode usar o ConfirmAki Resumo? Quem você autorizar! Pode ser só o gestor do evento, mas pode também ser o responsável pelo buffet, pelo anfitrião ou qualquer outra pessoa que você informar os 3 campos que autorizam o uso do evento (código, controle e senha). Você pode, por exemplo, passar o QRCode do evento para o responsável pelo buffet e deixar que ele administre a atuação da equipe de acordo com a quantidade de pessoas presentes no evento.
O consumo da internet é mínimo. Mesmo para conexões de baixa qualidade (via celular sem 3G/4G) o uso é viável.
O gasto com créditos é bem reduzido: 40 créditos a cada bloco de 100 registros de presença identificados, mas ainda não está sendo cobrado. Então, aproveite, use e avalie o funcionamento e as vantagens deste novo recurso.
Se você não sabe qual é a versão do ConfirmAki PRO que você está usando, toque no ícone “Sobre” e olhe no final da página. Se não for a 4.4.0, vá até a sua loja de aplicativos e atualize-o para a versão mais recente.
Conheça a necessidade de um cliente com relação à totalização de convidados por categoria em um evento e como isso foi resolvido com o uso do ConfirmAki PRO.
O cliente tinha as seguintes necessidades:
Local do evento em chácara (sem disponibilidade de internet no local)
Os convites são distribuídos um para cada família e com a indicação da quantidade de acompanhantes
É preciso conhecer a quantidade de convidados presentes no evento
É preciso categorizar os convidados presentes por categoria de cobrança do buffet
O anfitrião paga também o buffet dos profissionais que atuam no evento
Com estas necessidades, sugerimos uma solução para a administração da recepção de convidados com o uso do ConfirmAki PRO (versão que trabalha off-line) com as seguintes configurações:
Criar o evento pelo painel WEB com a indicação de uso dos campos: Nome, Observação, VIP e Grupo
Criar cadastros VIPs com categorias de cobrança do buffet:
Adulto
Jovem
Criança
Cadeira
Profissionais
Criar uma lista com o nome de cada família e seus convidados. Algo como:
Família Rodrigues – principal
Família Rodrigues – acompanhante 1
Família Rodrigues – acompanhante 2
Família Rodrigues – acompanhante 3
Família Souza – principal
Família Souza – acompanhante 1
Família Souza – acompanhante 2
Família Souza – acompanhante 3
Família Souza – acompanhante 4
…
Criar uma lista com o nome ou função dos profissionais que irão atuar no evento
Fotógrafo Lucas Antonio Dias Filho
Fotógrafo Auxiliar 1
Fotógrafo Auxiliar 2
Músico 1
Músico 2
Músico 3
…
Preparar a planilha para upload dos dados convidados com base nas listas preparadas, sendo inseridas 2 colunas adicionais:
VIP: indicando o código do cadastro VIP criado, de acordo com a categoria
Grupo: indicando um número para cada família, facilitando a busca e marcação da presença
Pronto! O evento já pode ser baixado no tablet com o ConfirmAki PRO e levado para a chácara onde irá ocorrer o evento.
Veja como ficaria o aplicativo com a tela de recepção de convidados:
E, sempre que precisar, retornando na tela de opções do evento, o resumo categorizado para a calcular o valor do buffet. Na parte de cima a PREVISÃO e logo em seguida, os presentes NO EVENTO:
Caso tenha sido trabalhado com mais de um tablet, por ser off-line, basta somar a quantidade de cada categoria por tablet e se obter a quantidade total do evento. Com isso e com o valor que o buffet cobra por categoria, se tem o valor a ser cobrado do anfitrião.
Esta solução atende a todas as necessidades do nosso cliente!
Se você quiser ver e avaliar este exemplo em seu tablet usando o ConfirmAki PRO, basta baixar o evento exemplo com estes dados:
Código: 1163
Controle: t5zcg5
Senha: 123456
Se você tiver alguma dúvida ou sugestão, só entrar em contato.
OConfirmAki Premiumagora tem a função de leitura de código de barras que você mesmo pode gerar, que busca o convidado para confirmação de presença.
Funciona assim: você gera os códigos de barra com o conteúdo desejado (veja exemplo abaixo) e imprime ou envia aos seus convidados. A geração das barras pode ser feito através de qualquer modo (Word, gerador on-line, gráfica, etc.).
Na montagem da lista, insira o conteúdo em um dos campos do cadastro. Normalmente no campo de Observações, apenas lembrando que este campo deve ser preenchido iniciando com uma letra, então, poderia ser preenchido assim “Código 00011222000”.
No evento, ao receber um convidado portando o código de barras, toque no botão azul e acione a leitura do código de barras. Aponte a câmera para o código e aguarde o reconhecimento. Em instantes o aplicativo mostra na tela o convidado que possui este mesmo código. Toque no ícone no ícone informando a presenta e pronto! Já está confirmada a presença.
As outras formas de pesquisa continuam válidas, ou seja, você pode pesquisar por inicial do nome, falando o nome ou busca por parte de nome.
Junto com esta melhoria, foi ampliado onde é feita a pesquisa do conteúdo digitado com parte do nome. Agora, ao digitar parte de um nome e tocar no botão para pesquisar, todos os campos do cadastro são avaliados. Então, se o texto digitado for encontrado no campo de Nome, Empresa, Observação, Departamento ou Cargo o registro será mostrado.
Simples, fácil e mais prático.
Observação: Para uso deste recurso é preciso usar a versão 2.4.0 já disponível na loja Android. Por uma questão técnica, será preciso remover o aplicativo existente no aparelho e realizar nova instalação. Esta mesma versão para iOS deve ser liberada pela Apple em alguns dias (normalmente entre 3 e 10 dias).
Após a data de realização de cada evento registrado em nosso sistema, perguntamos ao cliente como foi o evento.
Recentemente tivemos a resposta de nosso cliente Kawan Eventos sobre um deles. Veja a resposta:
“O evento correu como o esperado, sendo fácil o uso.”
Ficamos contentes com este depoimento. Isso nos encoraja a buscar sempre novas soluções, melhorias e qualidade em todos os aspectos do sistema ConfirmAki.
Conheça a necessidade de um cliente com ao registro de visitantes em um stand de seu cliente em uma feira de negócios e como isso foi resolvido com o uso do ConfirmAki Atendimento.
Conheça a necessidade de um cliente com relação à totalização de convidados por categoria em um evento e como isso foi resolvido com o uso do ConfirmAki PRO.
