RSVP para Controle de Lotação com tela de administração simplificada para celular

O controle de lotação para eventos abertos exige agilidade. Então, acaba de ser liberada uma nova função: uma tela de administração simplificada para celular.

Com esta tela você confere, através de um celular, o número de confirmações até o momento e a lista das pessoas que já confirmaram a presença.

É uma tela única, com acesso direto a este resumo. As funções completas continuam existindo no painel de administração Web.

Qual a vantagem desta tela simplificada? De seu celular e sem necessidade de login, você confere a posição atualizada do número de confirmações já recebidas para seu evento e a lista das pessoas que confirmaram. A partir desta tela você também pode remover uma confirmação equivocada ou duplicada.

O link para a tela é apresentado no painel Web, após a configuração do RSVP para o evento (veja como criar e configurar seu evento neste post).

Um ponto importante que o administrador precisa ter em mente é que qualquer pessoa com o link terá acesso às mesmas funções, sem necessidade de senha. Desse modo, o link só deve ser fornecido a quem tem responsabilidade por esta administração.

RSVP para Controle de Lotação de presença física com novo visual e nova função

Uma atualização da função RSVP no ConfirmAki PRO apresenta duas novidades:

1 – Novo visual, com melhor apresentação em celular.

Considerando que o convite aberto é enviado pelo WhatsApp, nada mais natural do que a tela estar preparada para uma tela pequena. Com esta atualização, o visual foi preparado para isso.

2 – Indicação da lotação para o evento, a qual é considerada no momento do aceite da confirmação por parte do convidado.

Se você ainda não conhece esta modalidade de RSVP, veja este post para mais detalhes.

Se a lotação não foi atingida, a tela de confirmação apresenta o campo definido para a digitação do visitante:

Tela do RSVP com vagas para o evento

No caso de lotação esgotada, o convidado continua vendo as informações do evento, mas com um aviso de que a lotação está esgotada e não permite mais a indicação de nome:

Tela do RSVP sem mais vagas para o evento

E onde isso é informado? Na tela dos detalhes do RSVP do evento há um campo para isso:

Você pode informar a quantidade precisa ou com alguma variação (para mais ou para menos) para sua conveniência.

ConfirmAki RSVP: Uma auxílio no controle de lotação de presença física em eventos abertos

Em tempos de COVID-19 uma nova realidade sanitária está se impondo: o controle de lotação em eventos abertos ao público.

As prefeituras de quase todas as cidades estão editando decretos com uma regulamentação sobre ocupação de espaços para eventos. Isso tanto no aspecto de adaptações físicas como em termos de utilização do espaço, com a limitação da capacidade de pessoas no recinto.

Mas como administrar a limitação de público? Não é agradável ter que impedir a entrada de algum convidado para algum evento no momento que ele chega ao local. Além de ser algo desagradável, há questão que a pessoa se deslocou até o local.

Uma forma que pode ser considerada é o pedido de confirmação de presença (o famoso RSVP) para que o organizador do evento possa saber de antemão quantas pessoas estão informando que irão comparecer.

Mas imagine você, como organizador do evento, administrar cada confirmação!

É aí que o ConfirmAki RSVP pode lhe ajudar. Para atender a esta demanda específica, foi criada uma variação do evento social comum (casamento, festas de aniversário, etc.) e simplificado o processo.

Veja como funciona

  • Você cria um evento PRO no sistema (se você nunca usou, use a parte inicial desta orientação) . Basta preencher os campos iniciais básicos. Veja imagem abaixo como exemplo. Não esqueça de marcar a opção de RSVP como SIM.
Exemplo tela de cadastramento de evento PRO com RSVP
  • Uma vez criado o evento, clique no ícone do RSVP que irá ser apresentado. É por ele que você irá fazer a configuração do texto explicativo do evento.
ícone RSVP
  • Clique na frase “Detalhes para apresentação na tela de RSVP” e escreva um texto falando do seu evento. Pode ser orientação geral, endereço, horário em que se encerra a aceitação da confirmação ou qualquer outra informação que você achar conveniente que o seu convidado conheça. Você pode inserir uma imagem ou foto (ideal é ela tenha largura máxima de 430 pixels). Ainda nesta tela, marque a opção de visual Simplificado. Este visual é bem mais simples do que o visual normal.
  • Uma vez criado o evento e a tela de RSVP você passa a ter um link para distribuir aos seus convidados. O link é similar a este: https://www.confirmaki.com.br/C_rsvp.asp?e=1774&t=n (clique para ver um exemplo).
    Basta enviar este link pelo Whatsapp, Facebook, email ou qualquer outro meio. Quem receber, ao clicar, será direcionado à página de confirmação.

As pessoas irão receber e confirmar. Mas como o organizador sabe a aceitação? Fácil. Basta voltar ao painel, localizar o evento, clicar no mesmo ícone de RSVP e escolher a opção “Resumo das confirmações” para ver o resumo. Se quiser ver os nomes, escolha a opção “Detalhamento das confirmações” e você terá a lista completa dos nomes confirmados.


Organizador

Uma única vez o organizador pode colocar suas informações no cadastro e estas informações irão aparecer no lado direito da tela de confirmação. Para isso, no painel Web, vá em “Seu Cadastro” e “Tela RSVP”. Faça um texto ou se apresente da forma que desejar. Você pode também inserir uma imagem.

ConfirmAki Mensageiro: uso por um assistente

O painel Web do ConfirmAki e o aplicativo Mensageiro receberam uma atualização importante: a possibilidade de uso do aplicativo por um assistente.

Esta função permite que o cliente defina através do painel web assistentes que poderão efetuar o envio de mensagens de RSVP através do WhatsApp, sem que seja necessário repassar a estes o ID e senha de acesso ao painel.

Ou seja, o cliente do ConfirmAki (assessor de eventos, promotor de eventos, etc.) pode delegar o envio de mensagens de RSVP via WhatsApp a seus assistentes sem revelar sua senha de acesso ao sistema. Trata-se de um recurso de segurança importante.

Veja como funciona. O cliente usa o seu ID e senha de acesso para acessar o painel web do ConfirmAki como de costume. Feito isso, ele já tem à sua disposição um novo item de menu chamado Assistentes.

Clicando nesta opção do menu, a página de Assistentes é mostrada. Para inserir um novo assistente, basta clicar no ícone correspondente.

A tela para inclusão (ou alteração) só tem 2 campos. Basta preencher e clicar para atualizar (pode ser utilizado qualquer um dos 2 disponíveis).

Ao atualizar, a tela seguinte confirma a inclusão e lhe retorna um ID de uso exclusivo deste novo assistente.

No exemplo acima, o ID é o 11A3. É este ID que deve ser encaminhado ao novo assistente para que ele tenha acesso ao aplicativo. Note que não foi informada uma senha. O próprio assistente deverá fazer isso no primeiro acesso ao aplicativo ConfirmAki Mensageiro.

O assistente, de posse deste ID, deve ir na loja de aplicativos (no momento, apenas Android), baixar o aplicativo ConfirmAki Mensageiro e iniciar o uso.

O assistente deve escolher a opção de Assistente para ser direcionado à sua tela de login.

No primeiro acesso o assistente irá informar apenas o ID recebido para seu uso e tocar no botão Prosseguir. A senha não deve ser informada, já que ainda não foi definida.

Sendo o primeiro acesso, o aplicativo irá reconhecer esta situação e levar o assistente a uma página para que ele defina uma senha de sua preferência.

Pronto! Senha definida e aplicativo pronto para enviar as mensagens de RSVP via WhatsApp. O assistente deverá seguir as orientações de uso do aplicativo e promover o envio individual de todas as mensagens preparadas.

O aplicativo irá disponibilizar para o assistente o envio de cada uma das mensagens já preparadas pelo organizador. Usando uma tela duplica, o processo é muito rápido (veja este post).

As mensagens preparadas, sem distinção de evento, estarão prontas para o envio. O aplicativo irá buscar cada uma das que ainda não foram enviadas e a apresentará para envio. Assim, se mais de um evento estiver sendo tratado para um RSVP, ambos estarão sendo processados e encaminhados.

Tela dupla para ConfirmAki Mensageiro

O app ConfirmAki Mensageiro é a ligação entre as mensagens preparadas no Painel Web do ConfirmAki e o WhatsApp.

Ao se identificar, o app busca a primeira mensagem que está na fila para envio e chama o WhatsApp no aparelho, já com a janela de chat do convidado, de acordo com o número do telefone. Não é preciso ter o convidado cadastrado na lista de contatos do aparelho.

Uma vez com a tela do WhatsApp aberta e o texto já pronto, é só tocar no ícone de envio do WhatsApp e pronto. A mensagem já foi enviada ao convidado.

Acontece que a partir desta ação é preciso retornar ao app para buscar nova mensagem para prosseguir com os envios. Aqui é que entra um recurso de grande parte dos aparelhos Android: a tela dupla!

Veja a imagem abaixo:

Em uma mesma tela você mantém 2 apps funcionando e visíveis. Neste exemplo, a primeira metade da tela é o app ConfirmAki Mensageiro e na segunda parte você vê o WhatsApp. Como isso ajuda? Simples, na parte de cima você toca no botão “Próxima mensagem”. O app busca no servidor qual é a próxima mensagem e já leva para dentro do WhatsApp, faltando apenas tocar no botão de envio. Feito isso, toque de novo no “Próxima mensagem” e repita os passos.

Em pouco tempo você envia centenas de mensagens para os convidados, sem ter que ficar trocando de tela. É uma ferramenta muito interessante e que se traduz em muita velocidade.

Cada aparelho/sistema com este recurso tem uma forma de ativar a janela dupla. Procure na internet por este recurso e de acordo com o seu aparelho.

Para entender todo o processo, desde o início, veja este post sobre o RSVP via WhatsApp.

RSVP via WhatsApp: vídeo promocional

Acabamos de lançar um pequeno vídeo promocional do novo serviço que o ConfirmAki colocou no ar, o ConfirmAki RSVP via WhatsApp.

O vídeo pode ser visto através deste link: https://www.youtube.com/watch?v=U6Rh980PNlU&rel=0 ou através da área abaixo.

Uma das partes deste serviço é um novo app, para Android, que faz a ponte entre as mensagens geradas pelo sistema e o WhatsApp. Este app deve ser instalado no mesmo aparelho que tenha o WhastApp funcionando para que trabalhem em conjunto.

O download deste app pode ser feito através do link https://play.google.com/store/apps/details?id=br.com.htsnet.confirmaki_mensageiro

RSVP via WhatsApp: uma nova funcionalidade para você

Estamos lançando uma nova funcionalidade dentro do sistema ConfirmAki: o RSVP via WhatsApp.

Você sabe como é difícil e trabalhoso enviar convites e receber a confirmação de seus convidados. Você tem um grande trabalho para enviar e depois, a cada confirmação, buscar na lista o nome de quem confirmou e registrar a confirmação de presença.

Esta nova funcionalidade vem no sentido de apoiar o envio dos convites através do WhatsApp, mensageiro largamente conhecido e bem utilizado por quase todo mundo! E além do envio, o sistema faz o reconhecimento da opção de comparecer (ou não) do seu convidado, de forma eletrônica e direta.

Vamos ver como isso funciona? Entre no seu Painel Web do ConfirmAki e procure o novo tópico no menu Eventos. Clique em RSVP WhatsApp.

Ao abrir a página, clique em Incluir Evento para iniciar seu primeiro RSVP via WhatsApp.

A tela para incluir o evento é similar (veja mais abaixo) às das outras versões.

Vamos repassar todos os campos, pois há algumas informações importantes:

  • Identificação: é como você conhece este evento, pode ser o número do contrato, o nome dos noivos, um código ou qualquer outra identificação. Esta informação só aparece no painel.
  • Título: vai aparecer na tela de confirmação do RSVP.
  • Local: vai aparecer na tela de confirmação do RSVP.
  • Data e hora: vai aparecer na tela de confirmação do RSVP.
  • Opções ao convidado: o SIM é obrigatório e não pode ser desmarcado. Já as opções NÃO e TALVEZ você decide se quer que elas sejam apresentadas na mensagem ao convidado ou não.
  • Dara e hora limite: as confirmações de presença só serão aceitas até esta data e hora. Os convidados que tentarem confirmar após este prazo receberão uma mensagem de erro indicando tal fato.
  • DDD padrão: o sistema irá conferir os números de telefone do WhatsApp quando estiverem sendo geradas as mensagens e se encarregará de colocar no padrão mundial (+país, ddd e telefone). Telefones com 8 dígitos no total irão receber este DDD indicado, de acordo com sua região. Números que já estejam no padrão ou com o DDD não irão ser modificados.
  • Campos desejados: o nome e WhatsApp já vem marcados e não podem ser removidos. Os demais você pode usar à vontade. Note que os campos são os mesmos das versões PRO e Premium. Isso permite já ter a lista completa e depois, quando do evento, usar a planilha final dos confirmados para criar o evento para uso na recepção. Estes campos não podem ser alterados posteriormente.

Você pode retornar às informações do evento quantas vezes precisar, alterando o que for necessário. Apenas os “Campos Desejados” é que não permitem alteração.

Preenchido todos os campos, clique em Atualizar.

Agora é hora de incluir a lista de convidados. Há 2 formas: por planilha ou manual. A outra opção é inserir manualmente cada convidado.

Através da planilha

Por planilha é o mais rápido. Prepare a planilha com a primeira linha contendo o nome das colunas e depois cada linha com um convidado. Você pode usar esta planilha como exemplo. Você não precisa ter uma planilha com todos os campos, mas é obrigatório ter, pelo menos, os campos que você marcou como desejados. Tendo a planilha pronta, clique no ícone de upload (folha com seta verde para cima). Na tela de upload, clique no botão Escolher Arquivo e procure a planilha em seu disco. Depois clique em Atualizar.

Na segunda tela relacione os campos que você escolheu para o evento com o título de cada coluna que o sistema identificou em sua planilha. Todos os campos precisam estar relacionados. A ordem das colunas em sua planilha não interfere no upload. Basta relacionar corretamente o título da coluna com o nome do campo. Clique em Atualizar.

Por fim, o sistema lhe mostrará cada convidado encontrado e uma informação sobre como foi a inclusão.

Na figura acima você nota que algumas linhas apresentaram a informação de que o número do WhatsApp não estava presente. O convidado foi importado normalmente. Você poderá indicar a presença manualmente depois, já que estes não irão conseguir fazer o RSVP pela mensagem.

Inclusão Manual

A outra opção é incluir manualmente cada convidado. Para isso você deve clicar no ícone de convidados (homem/mulher). Nesta página você tanto vê a lista dos convidados já inseridos como encontra a opção para incluir convidado.

Você insere um novo clicando no ícone “+ Incluir convidado”. Você também pode alterar qualquer um deles clicando no ícone do lápis.

Agora é hora de preparar a mensagem que vai ser preparada e enviada aos convidados. Clique no ícone da Folha (indicado em vermelho na imagem abaixo). A tela tem um único campo, onde você deve inserir a sua mensagem, como desejado. Um texto inicial é apresentado para sua conveniência, podendo ou não ser aproveitado.

No texto você pode (deve!) usar os campos “coringas” para personalizar sua mensagem. São eles: ##convidado_nome## e ##convidado_qtde##. Ao inserir estes coringas no meio do texto, eles serão substituídos pelo nome e quantidade de acompanhantes de cada convidado.

Além do seu texto, o sistema irá inserir automaticamente ao final as opções de resposta que forem válidas para o evento (SIM, NÃO e TALVEZ), com um link para cada uma delas.

Qualquer uma destas opção, ao ser clicada, levará o convidado a uma tela do site que confirmará a escolha feita por ele. Então, é preciso preparar o conteúdo desta tela antes de enviar as mensagens. Para isso, clique no ícone de tela (indicado em vermelho na imagem abaixo).

A tela tem 2 campos. O primeiro você deve inserir a sua mensagem de confirmação ao visitante, em formato editável. Um texto inicial é apresentado para sua conveniência, podendo ou não ser aproveitado. Já o segundo campo, em formato livre, permite que você insira comandos HTML caso você queira personalizar ainda mais a tela final.

Feito tudo isso, chegou a hora de preparar as mensagens para envio. Clique no ícone de envio (uma carta verde) e escolha uma das opções indicadas. A imagem abaixo mostra um exemplo.

Você tem várias opções, de acordo com os lotes de convidados que foram inseridos ou de acordo com a situação individual. No exemplo acima, você poderia enviar a mensagem para todos da lista, apenas para um lote específico ou ainda só para quem não confirmou a presença. Note que, uma vez gerado um lote, você pode alterar a mensagem de envio e fazer um envio com conteúdo diferente.

No final desta tela você tem um resumo de algumas situações das preparações anteriores. Assim você fica sabendo como anda o processo de envio através do seu WhatsApp.

Agora é a hora de colocar o WhatsApp para funcionar. Como há uma restrição por parte do WhatsApp em receber e enviar mensagens automaticamente, aí é preciso um trabalho manual. Vamos ver os detalhes.

A primeira coisa a fazer é baixar o app “ConfirmAki Mensageiro“, apenas para Android, através deste link. O download e instalação é gratuito.

No aparelho a ser utilizado é preciso que o app WhatsApp esteja instalado e configurado para uso.

Abra o app, escolha Organizador(a) e digite o seu ID e senha do painel. Outras opções serão inseridas em breve. Se aceito, você logo verá na tela os dados do primeiro convidado. Automaticamente o app irá chamar o WhatsApp já com a tela de chat do convidado aberta e nela irá apresentar a mensagem que foi preparada para envio. Você só precisa tocar no botão de envio para que a mensagem chegue ao convidado.

Uma vez feito isso, aperte o botão de voltar do aparelho (back) uma ou 2 vezes, até que você veja novamente o app ConfirmAki Mensageiro. Toque no botão verde e um novo convidado será mostrado e direcionado ao WhatsApp. Faça isso até terminar a lista de mensagens preparadas.

Se você quiser interromper o envio, sem problemas. Ao invés de tocar no botão verde, toque no botão amarelo para parar o envio neste momento. Continue quando puder. As mensagens não enviadas estarão à sua espera para finalizar a lista.

E o que acontece depois? Aí é que está toda a beleza. Cada convidado, ao clicar em um dos links fornecidos, verá a tela de confirmação e o sistema reconhecerá sua resposta. E você pode ver a qualquer momento como andam as confirmações. Veja este exemplo:

Quando chegar o dia e hora limite, ou quando precisar, você pode exportar todas as informações no formato de planilha eletrônica (padrão .xls) ou gerar um PDF com os convidados que confirmaram presença.

Use agora! Comprove a agilidade e ganho de tempo que você terá com este novo recurso. Para que você possa fazer isso com tranquilidade, até o dia 20 de julho de 2019 não haverá consumo de créditos! Faça quantos eventos desejar e decida.

Atualização: veja este post sobre um recurso de alguns aparelhos Android que deve ajudar muito o processo de envio.

Avaliação de uso por Âmbito Eventos e Viagens

Após a data de realização de cada evento registrado em nosso sistema, perguntamos ao cliente como foi o evento.

Recentemente tivemos a resposta de nosso cliente Âmbito Eventos e Viagens sobre um deles. O cliente iniciou recentemente com o uso do sistema. Veja a resposta:

App excelente! Parabéns!

Ficamos contentes com este depoimento. Isso nos encoraja a buscar sempre novas soluções, melhorias e qualidade em todos os aspectos do sistema ConfirmAki.

1.000 Inscritos!

13/11/2017Dia de comemoração! 1.000 inscritos! Recebemos hoje o cadastro de número 1.000! Em 2 anos de atividade, 1.000 pessoas se cadastraram para testar e usar o ConfirmAki. É um dia a ser comemorado. Parabéns a todos os clientes e amigos que participaram deste evento.

Case: Stand de Cliente em Feira

Conheça a necessidade de um cliente com ao registro de visitantes em um stand de seu cliente em uma feira de negócios e como isso foi resolvido com o uso do ConfirmAki Atendimento.

O cliente tinha as seguintes necessidades:

  • Local do evento seria em um centro de exposições: havia disponibilidade de internet no local mas o valor para uso era muito alto
  • Os visitantes chegariam ao stand sem um convite próprio e sem um crachá de identificação
  • O cliente da agência tinha interesse em registrar o nome e o email de contato de todos os interessados nos produtos apresentados
  • O volume estimado de visitantes era grande

Com estas necessidades, sugerimos uma solução com o uso do ConfirmAki Atendimento (versão que trabalha off-line) com as seguintes configurações:

  • Criar o evento pelo painel WEB com a indicação de uso dos campos: Nome, E-mail e Observação
  • Autorizar o uso deste evento em 10 tablets para uso durante o evento

Isso foi feito! Foram registrados mais de 6.000 visitantes interessados.

Ao final do evento, bastou efetuar o processo de upload dos dados de cada tablet e pronto. Foi só acessar o painel WEB novamente e obter a planilha consolidada de todos os nomes registrados.

Esta solução atendeu a todas as necessidades do nosso cliente! O registro foi realizado de forma muito simples e rápida. O volume de registros em apenas 2 dias de evento mostra a agilidade deste processo.

Se você quiser conhecer mais, acesse aqui e veja os detalhes apresentandos na versão do ConfirmAki Atendimento.