RSVP via WhatsApp: vídeo promocional

Acabamos de lançar um pequeno vídeo promocional do novo serviço que o ConfirmAki colocou no ar, o ConfirmAki RSVP via WhatsApp.

O vídeo pode ser visto através deste link: https://www.youtube.com/watch?v=U6Rh980PNlU&rel=0 ou através da área abaixo.

Uma das partes deste serviço é um novo app, para Android, que faz a ponte entre as mensagens geradas pelo sistema e o WhatsApp. Este app deve ser instalado no mesmo aparelho que tenha o WhastApp funcionando para que trabalhem em conjunto.

O download deste app pode ser feito através do link https://play.google.com/store/apps/details?id=br.com.htsnet.confirmaki_mensageiro

RSVP via WhatsApp: uma nova funcionalidade para você

Estamos lançando uma nova funcionalidade dentro do sistema ConfirmAki: o RSVP via WhatsApp.

Você sabe como é difícil e trabalhoso enviar convites e receber a confirmação de seus convidados. Você tem um grande trabalho para enviar e depois, a cada confirmação, buscar na lista o nome de quem confirmou e registrar a confirmação de presença.

Esta nova funcionalidade vem no sentido de apoiar o envio dos convites através do WhatsApp, mensageiro largamente conhecido e bem utilizado por quase todo mundo! E além do envio, o sistema faz o reconhecimento da opção de comparecer (ou não) do seu convidado, de forma eletrônica e direta.

Vamos ver como isso funciona? Entre no seu Painel Web do ConfirmAki e procure o novo tópico no menu Eventos. Clique em RSVP WhatsApp.

Ao abrir a página, clique em Incluir Evento para iniciar seu primeiro RSVP via WhatsApp.

A tela para incluir o evento é similar (veja mais abaixo) às das outras versões.

Vamos repassar todos os campos, pois há algumas informações importantes:

  • Identificação: é como você conhece este evento, pode ser o número do contrato, o nome dos noivos, um código ou qualquer outra identificação. Esta informação só aparece no painel.
  • Título: vai aparecer na tela de confirmação do RSVP.
  • Local: vai aparecer na tela de confirmação do RSVP.
  • Data e hora: vai aparecer na tela de confirmação do RSVP.
  • Opções ao convidado: o SIM é obrigatório e não pode ser desmarcado. Já as opções NÃO e TALVEZ você decide se quer que elas sejam apresentadas na mensagem ao convidado ou não.
  • Dara e hora limite: as confirmações de presença só serão aceitas até esta data e hora. Os convidados que tentarem confirmar após este prazo receberão uma mensagem de erro indicando tal fato.
  • DDD padrão: o sistema irá conferir os números de telefone do WhatsApp quando estiverem sendo geradas as mensagens e se encarregará de colocar no padrão mundial (+país, ddd e telefone). Telefones com 8 dígitos no total irão receber este DDD indicado, de acordo com sua região. Números que já estejam no padrão ou com o DDD não irão ser modificados.
  • Campos desejados: o nome e WhatsApp já vem marcados e não podem ser removidos. Os demais você pode usar à vontade. Note que os campos são os mesmos das versões PRO e Premium. Isso permite já ter a lista completa e depois, quando do evento, usar a planilha final dos confirmados para criar o evento para uso na recepção. Estes campos não podem ser alterados posteriormente.

Você pode retornar às informações do evento quantas vezes precisar, alterando o que for necessário. Apenas os “Campos Desejados” é que não permitem alteração.

Preenchido todos os campos, clique em Atualizar.

Agora é hora de incluir a lista de convidados. Há 2 formas: por planilha ou manual. A outra opção é inserir manualmente cada convidado.

Através da planilha

Por planilha é o mais rápido. Prepare a planilha com a primeira linha contendo o nome das colunas e depois cada linha com um convidado. Você pode usar esta planilha como exemplo. Você não precisa ter uma planilha com todos os campos, mas é obrigatório ter, pelo menos, os campos que você marcou como desejados. Tendo a planilha pronta, clique no ícone de upload (folha com seta verde para cima). Na tela de upload, clique no botão Escolher Arquivo e procure a planilha em seu disco. Depois clique em Atualizar.

Na segunda tela relacione os campos que você escolheu para o evento com o título de cada coluna que o sistema identificou em sua planilha. Todos os campos precisam estar relacionados. A ordem das colunas em sua planilha não interfere no upload. Basta relacionar corretamente o título da coluna com o nome do campo. Clique em Atualizar.

Por fim, o sistema lhe mostrará cada convidado encontrado e uma informação sobre como foi a inclusão.

Na figura acima você nota que algumas linhas apresentaram a informação de que o número do WhatsApp não estava presente. O convidado foi importado normalmente. Você poderá indicar a presença manualmente depois, já que estes não irão conseguir fazer o RSVP pela mensagem.

Inclusão Manual

A outra opção é incluir manualmente cada convidado. Para isso você deve clicar no ícone de convidados (homem/mulher). Nesta página você tanto vê a lista dos convidados já inseridos como encontra a opção para incluir convidado.

Você insere um novo clicando no ícone “+ Incluir convidado”. Você também pode alterar qualquer um deles clicando no ícone do lápis.

Agora é hora de preparar a mensagem que vai ser preparada e enviada aos convidados. Clique no ícone da Folha (indicado em vermelho na imagem abaixo). A tela tem um único campo, onde você deve inserir a sua mensagem, como desejado. Um texto inicial é apresentado para sua conveniência, podendo ou não ser aproveitado.

No texto você pode (deve!) usar os campos “coringas” para personalizar sua mensagem. São eles: ##convidado_nome## e ##convidado_qtde##. Ao inserir estes coringas no meio do texto, eles serão substituídos pelo nome e quantidade de acompanhantes de cada convidado.

Além do seu texto, o sistema irá inserir automaticamente ao final as opções de resposta que forem válidas para o evento (SIM, NÃO e TALVEZ), com um link para cada uma delas.

Qualquer uma destas opção, ao ser clicada, levará o convidado a uma tela do site que confirmará a escolha feita por ele. Então, é preciso preparar o conteúdo desta tela antes de enviar as mensagens. Para isso, clique no ícone de tela (indicado em vermelho na imagem abaixo).

A tela tem 2 campos. O primeiro você deve inserir a sua mensagem de confirmação ao visitante, em formato editável. Um texto inicial é apresentado para sua conveniência, podendo ou não ser aproveitado. Já o segundo campo, em formato livre, permite que você insira comandos HTML caso você queira personalizar ainda mais a tela final.

Feito tudo isso, chegou a hora de preparar as mensagens para envio. Clique no ícone de envio (uma carta verde) e escolha uma das opções indicadas. A imagem abaixo mostra um exemplo.

Você tem várias opções, de acordo com os lotes de convidados que foram inseridos ou de acordo com a situação individual. No exemplo acima, você poderia enviar a mensagem para todos da lista, apenas para um lote específico ou ainda só para quem não confirmou a presença. Note que, uma vez gerado um lote, você pode alterar a mensagem de envio e fazer um envio com conteúdo diferente.

No final desta tela você tem um resumo de algumas situações das preparações anteriores. Assim você fica sabendo como anda o processo de envio através do seu WhatsApp.

Agora é a hora de colocar o WhatsApp para funcionar. Como há uma restrição por parte do WhatsApp em receber e enviar mensagens automaticamente, aí é preciso um trabalho manual. Vamos ver os detalhes.

A primeira coisa a fazer é baixar o app “ConfirmAki Mensageiro“, apenas para Android, através deste link. O download e instalação é gratuito.

No aparelho a ser utilizado é preciso que o app WhatsApp esteja instalado e configurado para uso.

Abra o app, escolha Organizador(a) e digite o seu ID e senha do painel. Outras opções serão inseridas em breve. Se aceito, você logo verá na tela os dados do primeiro convidado. Automaticamente o app irá chamar o WhatsApp já com a tela de chat do convidado aberta e nela irá apresentar a mensagem que foi preparada para envio. Você só precisa tocar no botão de envio para que a mensagem chegue ao convidado.

Uma vez feito isso, aperte o botão de voltar do aparelho (back) uma ou 2 vezes, até que você veja novamente o app ConfirmAki Mensageiro. Toque no botão verde e um novo convidado será mostrado e direcionado ao WhatsApp. Faça isso até terminar a lista de mensagens preparadas.

Se você quiser interromper o envio, sem problemas. Ao invés de tocar no botão verde, toque no botão amarelo para parar o envio neste momento. Continue quando puder. As mensagens não enviadas estarão à sua espera para finalizar a lista.

E o que acontece depois? Aí é que está toda a beleza. Cada convidado, ao clicar em um dos links fornecidos, verá a tela de confirmação e o sistema reconhecerá sua resposta. E você pode ver a qualquer momento como andam as confirmações. Veja este exemplo:

Quando chegar o dia e hora limite, ou quando precisar, você pode exportar todas as informações no formato de planilha eletrônica (padrão .xls) ou gerar um PDF com os convidados que confirmaram presença.

Use agora! Comprove a agilidade e ganho de tempo que você terá com este novo recurso. Para que você possa fazer isso com tranquilidade, até o dia 20 de julho de 2019 não haverá consumo de créditos! Faça quantos eventos desejar e decida.

Atualização: veja este post sobre um recurso de alguns aparelhos Android que deve ajudar muito o processo de envio.

RSVP Eletrônico Ativo: uma nova funcionalidade para facilitar seus eventos

Estamos lançando uma nova funcionalidade dentro do sistema confirmAki: o RSVP Eletrônico Ativo!

Esta nova funcionalidade tem por objetivo auxiliar a preparação da lista de convidados, através da solicitação de RSVP, de forma eletrônica. Funciona assim:

  • Você cria um evento nesta modalidade (RSVP Eletrônico Ativo). Esta opção está sob o menu Eventos. Veja:
    tela Evento RSVP Eletrônico Ativo
  • A partir da criação, você tem acesso ao conjunto de ícones que permitem gerenciar toda a operação.
  • Você importa sus lista de convidados através de uma planilha eletrônica ou digita diretamente cada um dos nomes. É preciso ter pelo menos o nome e o endereço de email de cada convidado.
  • Você prepara uma mensagem com o convite. Esta mensagem é livre e você pode inserir qualquer imagem (logotipo, imagem do evento, instruções, mapa, etc.). Nesta mensagem você indica onde o sistema deve personalizar o conteúdo com o nome, email, quantidade de acompanhantes e onde deve ser inserido o link para a confirmação. O nome confirmAki não aparece na mensagem.
  • Você prepara uma tela para avisar ao convidado que a confirmação foi realizada. Da mesma forma que a mensagem, você personaliza à vontade este conteúdo.
  • Uma vez tudo preparado, é hora da ação: você dispara a preparação das mensagens com o convite. O sistema personaliza cada mensagem e encaminha a cada um dos convidados. Nesta mensagem constará o link que o sistema gera para que o convidado, aceitando o convite, faça sua confirmação.
  • Você pode consultar a lista de convidados e ver a situação individual. Veja exemplo:
    Situação Convidado RSVP
    Nesta caso, há indicação de que a mensagem foi gerada para ele, que ele viu a mensagem 1 vez (esta informação, infelizmente, nem sempre reflete a quantidade real) e a data e hora da confirmação eletrônica realizada.
  • Uma vez esgotado o período para as confirmações, você exporta a planilha com todas as informações e está pronta sua lista final do evento. Desejando usar esta lista em um processo de recepção digital, basta criar um evento (PRO ou Premium) e importar os dados.
  • A qualquer momento, pelo painel de administração, você pode ver o resumo da situação. Veja exemplo abaixo:
    Resumo do RSVP Eletrônico Ativo
  • Você também pode gerar um arquivo em PDF com os que confirmaram, os que não confirmaram ou todos.

Tudo é preparado e executado através do painel de administração que você já conhece (http://www.confirmaki.com.br/app). Se você já tem uma conta, basta entrar no painel que este recurso já estará liberado para você. Se você ainda não tem uma conta conosco, basta ir no site e efetuar o cadastro. Em poucos minutos você recebe a senha e as instruções para o acesso.

E qual o custo de tudo isso? Como tudo dentro do confirmAki, o custo é muito baixo comparado com os benefícios. Veja a tabela atual:

  • 30 créditos na criação do evento
  • 1 crédito na inclusão de cada convidado principal
  • 2 créditos na geração de mensagem por convidado
  • 1 crédito por confirmação RSVP recebida

Imagine um evento com uma lista inicial de 500 convidados. Considere que 300 irão confirmar a presença. O consumo de créditos fica assim: 30 para criar o evento + 500 para incluir os convidados + 1000 para gerar as mensagens e + 300 pelas confirmações recebidas = 1.830 créditos consumidos. O pacote com 3.000 créditos custa apenas R$ 150,00 (Plano PRO B 3.000: R$ 150,00) e ainda sobram 1.170 créditos para outros usos, sem prazo de validade. Lembre-se que estas condições são de lançamento, podendo ser alteradas a qualquer momento. Compare com o trabalho manual de realizar toda esta operação e avalie o custo. É altamente vantajoso usar o sistema.

Se você tiver alguma dúvida ou sugestão, estamos sempre à disposição.

 

 

ConfirmAki RSVP: uma nova função WEB para seu uso

Temos uma novidade para você: a função RSVP para uso via WEB. Trata-se de um lançamento experimental para quem precisa receber confirmações de presença em eventos e não quer perder tempo recebendo ligações, emails ou Whatsapp. A confirmação é feita diretamente pelo convidado e ele mesmo informa os dados necessários.

Para usar este novo recurso, disponível no ambiente WEB do sistema, siga estes passos:

Fase 1: Sua apresentação (só é necessário fazer uma vez)

  • Entre no seu painel de administração com sua identificação e senha.
  • Vá até o menu Seu Cadastro e clique na última opção (Tela RSVP)confirmaki_menu_cadastro_rsvp
  • Nesta tela, escreva sobre sua atuação (publicidade). Esta publicidade pode ser o nome de sua empresa, endereço, telefone, email, horário de atendimento ou qualquer outra informação que você queira que seja mostrado a quem vai fazer a confirmação. Ainda neste tela, escolhe um arquivo para ser sua “marca”, que pode ser o seu logotipo ou alguma outra imagem desejada.

Fase 2: A cada evento que você deseja este recurso

  • Ainda no seu painel de administração, ao listar os eventos, você tem um novo ícone na lista de opções icone_rsvpque é mostrado a cada linha. Clique nele, na linha desejada (relativo ao evento).
  • Você terá 3 opções:opcoes_rsvp
  • A primeira opção é para você inserir os detalhes deste evento. Também só é preciso ser feito uma vez a cada evento. Nele você insere uma foto que represente o evento (foto dos noivos, logotipo do evento, etc.) e algum texto complementar que ajude o convidado (como chegar ao evento, traje, etc.).
  • As outras 2 opções são para você acompanhar, a qualquer momento, como estão as confirmações (resumo ou detalhamento).

Quando você tiver preparado o ambiente, divulgue o link que é apresentado nesta mesma tela de opções e peça para que sejam feitas as confirmações. O link tem uma composição similar a http://www.confirmaki.com.br/C_rsvp.asp?e=131 (clique no link para ver a tela deste evento de demonstração).

Veja a tela deste exemplo:

exemplo_tela_rsvp

 

O convidado, ao chegar nesta tela, ela terá as informações sobre o evento (lado esquerdo) e as informações de quem está organizando (lado direito). Mais abaixo, o formulário com os campos para que ele deixe as informações sobre os convidados que estão confirmando a presença.

Então, que tal conhecer agora? Entre no seu painel, registre um evento, faça o processo de configuração do RSVP e divulgue o endereço para a confirmação.

Neste momento, até finalizarmos as principais funções já em processo de desenvolvimento, este recurso está liberado sem custo de créditos. Aproveite para conhecer.

E, claro, qualquer sugestão é bem-vinda. Escreva para nós com suas observações e críticas.