Estamos lançando uma nova funcionalidade dentro do sistema ConfirmAki: o RSVP via WhatsApp.
Você sabe como é difícil e trabalhoso enviar convites e receber a confirmação de seus convidados. Você tem um grande trabalho para enviar e depois, a cada confirmação, buscar na lista o nome de quem confirmou e registrar a confirmação de presença.
Esta nova funcionalidade vem no sentido de apoiar o envio dos convites através do WhatsApp, mensageiro largamente conhecido e bem utilizado por quase todo mundo! E além do envio, o sistema faz o reconhecimento da opção de comparecer (ou não) do seu convidado, de forma eletrônica e direta.
Vamos ver como isso funciona? Entre no seu Painel Web do ConfirmAki e procure o novo tópico no menu Eventos. Clique em RSVP WhatsApp.
Ao abrir a página, clique em Incluir Evento para iniciar seu primeiro RSVP via WhatsApp.
A tela para incluir o evento é similar (veja mais abaixo) às das outras versões.
Vamos repassar todos os campos, pois há algumas informações importantes:
- Identificação: é como você conhece este evento, pode ser o número do contrato, o nome dos noivos, um código ou qualquer outra identificação. Esta informação só aparece no painel.
- Título: vai aparecer na tela de confirmação do RSVP.
- Local: vai aparecer na tela de confirmação do RSVP.
- Data e hora: vai aparecer na tela de confirmação do RSVP.
- Opções ao convidado: o SIM é obrigatório e não pode ser desmarcado. Já as opções NÃO e TALVEZ você decide se quer que elas sejam apresentadas na mensagem ao convidado ou não.
- Dara e hora limite: as confirmações de presença só serão aceitas até esta data e hora. Os convidados que tentarem confirmar após este prazo receberão uma mensagem de erro indicando tal fato.
- DDD padrão: o sistema irá conferir os números de telefone do WhatsApp quando estiverem sendo geradas as mensagens e se encarregará de colocar no padrão mundial (+país, ddd e telefone). Telefones com 8 dígitos no total irão receber este DDD indicado, de acordo com sua região. Números que já estejam no padrão ou com o DDD não irão ser modificados.
- Campos desejados: o nome e WhatsApp já vem marcados e não podem ser removidos. Os demais você pode usar à vontade. Note que os campos são os mesmos das versões PRO e Premium. Isso permite já ter a lista completa e depois, quando do evento, usar a planilha final dos confirmados para criar o evento para uso na recepção. Estes campos não podem ser alterados posteriormente.
Você pode retornar às informações do evento quantas vezes precisar, alterando o que for necessário. Apenas os “Campos Desejados” é que não permitem alteração.
Preenchido todos os campos, clique em Atualizar.
Agora é hora de incluir a lista de convidados. Há 2 formas: por planilha ou manual. A outra opção é inserir manualmente cada convidado.
Através da planilha
Por planilha é o mais rápido. Prepare a planilha com a primeira linha contendo o nome das colunas e depois cada linha com um convidado. Você pode usar esta planilha como exemplo. Você não precisa ter uma planilha com todos os campos, mas é obrigatório ter, pelo menos, os campos que você marcou como desejados. Tendo a planilha pronta, clique no ícone de upload (folha com seta verde para cima). Na tela de upload, clique no botão Escolher Arquivo e procure a planilha em seu disco. Depois clique em Atualizar.
Na segunda tela relacione os campos que você escolheu para o evento com o título de cada coluna que o sistema identificou em sua planilha. Todos os campos precisam estar relacionados. A ordem das colunas em sua planilha não interfere no upload. Basta relacionar corretamente o título da coluna com o nome do campo. Clique em Atualizar.
Por fim, o sistema lhe mostrará cada convidado encontrado e uma informação sobre como foi a inclusão.
Na figura acima você nota que algumas linhas apresentaram a informação de que o número do WhatsApp não estava presente. O convidado foi importado normalmente. Você poderá indicar a presença manualmente depois, já que estes não irão conseguir fazer o RSVP pela mensagem.
Inclusão Manual
A outra opção é incluir manualmente cada convidado. Para isso você deve clicar no ícone de convidados (homem/mulher). Nesta página você tanto vê a lista dos convidados já inseridos como encontra a opção para incluir convidado.
Você insere um novo clicando no ícone “+ Incluir convidado”. Você também pode alterar qualquer um deles clicando no ícone do lápis.
Agora é hora de preparar a mensagem que vai ser preparada e enviada aos convidados. Clique no ícone da Folha (indicado em vermelho na imagem abaixo). A tela tem um único campo, onde você deve inserir a sua mensagem, como desejado. Um texto inicial é apresentado para sua conveniência, podendo ou não ser aproveitado.
No texto você pode (deve!) usar os campos “coringas” para personalizar sua mensagem. São eles: ##convidado_nome## e ##convidado_qtde##. Ao inserir estes coringas no meio do texto, eles serão substituídos pelo nome e quantidade de acompanhantes de cada convidado.
Além do seu texto, o sistema irá inserir automaticamente ao final as opções de resposta que forem válidas para o evento (SIM, NÃO e TALVEZ), com um link para cada uma delas.
Qualquer uma destas opção, ao ser clicada, levará o convidado a uma tela do site que confirmará a escolha feita por ele. Então, é preciso preparar o conteúdo desta tela antes de enviar as mensagens. Para isso, clique no ícone de tela (indicado em vermelho na imagem abaixo).
A tela tem 2 campos. O primeiro você deve inserir a sua mensagem de confirmação ao visitante, em formato editável. Um texto inicial é apresentado para sua conveniência, podendo ou não ser aproveitado. Já o segundo campo, em formato livre, permite que você insira comandos HTML caso você queira personalizar ainda mais a tela final.
Feito tudo isso, chegou a hora de preparar as mensagens para envio. Clique no ícone de envio (uma carta verde) e escolha uma das opções indicadas. A imagem abaixo mostra um exemplo.
Você tem várias opções, de acordo com os lotes de convidados que foram inseridos ou de acordo com a situação individual. No exemplo acima, você poderia enviar a mensagem para todos da lista, apenas para um lote específico ou ainda só para quem não confirmou a presença. Note que, uma vez gerado um lote, você pode alterar a mensagem de envio e fazer um envio com conteúdo diferente.
No final desta tela você tem um resumo de algumas situações das preparações anteriores. Assim você fica sabendo como anda o processo de envio através do seu WhatsApp.
Agora é a hora de colocar o WhatsApp para funcionar. Como há uma restrição por parte do WhatsApp em receber e enviar mensagens automaticamente, aí é preciso um trabalho manual. Vamos ver os detalhes.
A primeira coisa a fazer é baixar o app “ConfirmAki Mensageiro“, apenas para Android, através deste link. O download e instalação é gratuito.
No aparelho a ser utilizado é preciso que o app WhatsApp esteja instalado e configurado para uso.
Abra o app, escolha Organizador(a) e digite o seu ID e senha do painel. Outras opções serão inseridas em breve. Se aceito, você logo verá na tela os dados do primeiro convidado. Automaticamente o app irá chamar o WhatsApp já com a tela de chat do convidado aberta e nela irá apresentar a mensagem que foi preparada para envio. Você só precisa tocar no botão de envio para que a mensagem chegue ao convidado.
Uma vez feito isso, aperte o botão de voltar do aparelho (back) uma ou 2 vezes, até que você veja novamente o app ConfirmAki Mensageiro. Toque no botão verde e um novo convidado será mostrado e direcionado ao WhatsApp. Faça isso até terminar a lista de mensagens preparadas.
Se você quiser interromper o envio, sem problemas. Ao invés de tocar no botão verde, toque no botão amarelo para parar o envio neste momento. Continue quando puder. As mensagens não enviadas estarão à sua espera para finalizar a lista.
E o que acontece depois? Aí é que está toda a beleza. Cada convidado, ao clicar em um dos links fornecidos, verá a tela de confirmação e o sistema reconhecerá sua resposta. E você pode ver a qualquer momento como andam as confirmações. Veja este exemplo:
Quando chegar o dia e hora limite, ou quando precisar, você pode exportar todas as informações no formato de planilha eletrônica (padrão .xls) ou gerar um PDF com os convidados que confirmaram presença.
Use agora! Comprove a agilidade e ganho de tempo que você terá com este novo recurso. Para que você possa fazer isso com tranquilidade, até o dia 20 de julho de 2019 não haverá consumo de créditos! Faça quantos eventos desejar e decida.
Atualização: veja este post sobre um recurso de alguns aparelhos Android que deve ajudar muito o processo de envio.